Cara legalisir ijazah masih menjadi informasi yang banyak dicari karena dokumen ini sering diminta saat melamar pekerjaan, mendaftar kuliah, mengikuti seleksi CPNS maupun PPPK, hingga mengurus beasiswa.
Meskipun terlihat sederhana, masih banyak lulusan SMA, SMK, dan MA yang belum mengetahui di mana legalisir dilakukan, dokumen apa saja yang harus dibawa, serta apakah prosesnya dapat dilakukan secara online.
Pada dasarnya, legalisir bertujuan untuk membuktikan bahwa fotokopi ijazah sesuai dengan dokumen aslinya. Oleh karena itu, proses legalisir hanya dapat dilakukan oleh pihak yang memiliki kewenangan.
Melalui artikel ini akan dibahas syarat, langkah-langkah legalisir ijazah SMA, SMK, dan MA, kemungkinan layanan legalisir online, hingga estimasi biaya dan lama proses agar pengurusan menjadi lebih mudah.
Apa Itu Legalisir Ijazah?
Legalisir ijazah adalah proses pengesahan fotokopi ijazah oleh pejabat yang berwenang. Setelah melalui proses ini, fotokopi ijazah akan diberi tanda tangan serta cap resmi sebagai bukti bahwa isinya sesuai dengan dokumen asli.
Berbeda dengan fotokopi biasa, dokumen yang telah dilegalisir memiliki pengesahan resmi sehingga lebih dapat dipercaya oleh instansi yang meminta persyaratan administrasi.
Fungsi legalisir bukan untuk menggantikan ijazah asli, melainkan sebagai bukti bahwa salinan dokumen benar-benar berasal dari ijazah yang sah. Karena alasan tersebut, banyak instansi meminta fotokopi legalisir daripada meminta ijazah asli.
Beberapa keperluan yang umumnya membutuhkan legalisir ijazah antara lain:
- Melamar pekerjaan di perusahaan.
- Pendaftaran CPNS atau PPPK.
- Seleksi perguruan tinggi.
- Pengajuan beasiswa.
- Administrasi kenaikan pangkat.
- Persyaratan mengikuti pendidikan lanjutan.
- Keperluan administrasi di instansi pemerintah maupun swasta.
Tidak sedikit pula instansi yang hanya menerima fotokopi ijazah yang telah dilegalisir. Apabila hanya menyerahkan fotokopi biasa, dokumen tersebut berpotensi ditolak karena tidak memiliki pengesahan resmi.
Syarat Legalisir Ijazah SMA, SMK, dan MA
Sebelum datang ke sekolah atau instansi yang berwenang, pastikan seluruh dokumen telah dipersiapkan. Hal ini dapat mempercepat proses verifikasi sehingga legalisir dapat segera diproses.
Berikut persyaratan yang umumnya diminta.
| Persyaratan | Keterangan |
|---|---|
| Ijazah asli | Digunakan untuk proses verifikasi |
| Fotokopi ijazah | Sesuaikan dengan jumlah yang dibutuhkan |
| KTP atau identitas diri | Apabila diminta oleh petugas |
| Surat kuasa | Dibutuhkan jika pengurusan diwakilkan |
| Dokumen pendukung | Apabila sekolah telah berganti nama atau tidak lagi beroperasi |
Pada beberapa sekolah, pemohon juga diminta membawa transkrip nilai atau dokumen pendukung lainnya apabila legalisir dilakukan untuk keperluan tertentu. Oleh karena itu, tidak ada salahnya menghubungi pihak sekolah terlebih dahulu sebelum datang.
Pastikan fotokopi ijazah memiliki hasil yang jelas, tidak terpotong, dan mudah dibaca. Fotokopi yang buram atau tidak lengkap biasanya akan diminta untuk diganti sebelum proses legalisir dilakukan.
Selain itu, bawalah beberapa lembar fotokopi cadangan. Cara ini lebih praktis dibandingkan harus kembali mencari tempat fotokopi apabila ternyata jumlah legalisir yang dibutuhkan bertambah.
Pada bagian selanjutnya akan dibahas langkah-langkah cara legalisir ijazah SMA, SMK, dan MA secara lengkap, mulai dari proses verifikasi hingga pengambilan dokumen yang telah dilegalisir.
Cara Legalisir Ijazah SMA, SMK, dan MA
Setelah seluruh persyaratan disiapkan, proses legalisir ijazah umumnya tidak memerlukan waktu yang lama. Namun, alur pelayanan dapat sedikit berbeda tergantung kebijakan sekolah, Dinas Pendidikan, atau Kantor Kementerian Agama.
Berikut langkah-langkah yang biasanya dilakukan.
1. Siapkan Dokumen yang Dibutuhkan
Langkah pertama adalah memastikan seluruh dokumen telah lengkap sebelum datang ke lokasi legalisir.
Bawalah ijazah asli untuk proses verifikasi, beberapa lembar fotokopi ijazah, serta kartu identitas apabila diperlukan. Jika pengurusan diwakilkan, siapkan pula surat kuasa beserta identitas pihak yang mewakili.
Sebaiknya fotokopi ijazah disiapkan lebih banyak dari kebutuhan saat ini. Dengan begitu, apabila sewaktu-waktu dibutuhkan untuk keperluan lain, tidak perlu mengulang proses legalisir.
2. Datangi Sekolah atau Instansi yang Berwenang
Bagi lulusan SMA atau SMK yang sekolahnya masih aktif, legalisir biasanya dilakukan langsung di sekolah asal.
Sementara itu, lulusan Madrasah Aliyah (MA) umumnya mengurus legalisir melalui madrasah tempat lulus atau mengikuti ketentuan dari Kantor Kementerian Agama apabila madrasah sudah tidak beroperasi.
Apabila sekolah telah berganti nama, bergabung dengan sekolah lain, atau sudah ditutup, tanyakan kepada Dinas Pendidikan atau Kantor Kementerian Agama setempat mengenai instansi yang berwenang menerbitkan legalisir.
Sebelum datang, sebaiknya hubungi pihak sekolah terlebih dahulu untuk mengetahui jam pelayanan, pejabat yang menandatangani legalisir, serta jumlah fotokopi yang perlu disiapkan.
3. Serahkan Ijazah Asli untuk Verifikasi
Petugas akan memeriksa kesesuaian antara ijazah asli dan fotokopi yang diajukan.
Tahap ini bertujuan memastikan bahwa dokumen yang akan dilegalisir benar-benar berasal dari ijazah asli dan tidak mengalami perubahan isi maupun data.
Apabila ditemukan kerusakan, tulisan yang tidak terbaca, atau perbedaan data, petugas dapat meminta klarifikasi sebelum legalisir diproses.
4. Proses Tanda Tangan dan Cap Legalisir
Setelah verifikasi selesai, fotokopi ijazah akan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang kemudian dibubuhi cap atau stempel resmi.
Cap dan tanda tangan inilah yang menjadi bukti bahwa salinan ijazah telah diperiksa dan dinyatakan sesuai dengan dokumen asli.
Pastikan setiap lembar legalisir telah memiliki tanda tangan dan cap yang jelas sebelum meninggalkan lokasi pelayanan.
5. Ambil Dokumen yang Sudah Dilegalisir
Pada beberapa sekolah, legalisir dapat selesai pada hari yang sama apabila pejabat penandatangan sedang berada di tempat.
Namun, ada juga sekolah yang memerlukan waktu satu hingga beberapa hari kerja karena harus menyesuaikan jadwal penandatanganan dokumen.
Setelah menerima hasil legalisir, periksa kembali jumlah lembar, kejelasan cap, tanda tangan, serta kondisi fotokopi agar tidak perlu melakukan perbaikan di kemudian hari.
Apakah Legalisir Ijazah Bisa Online Tanpa ke Sekolah?
Seiring berkembangnya layanan administrasi digital, banyak orang bertanya apakah legalisir ijazah dapat dilakukan secara online tanpa harus datang ke sekolah.
Jawabannya bergantung pada kebijakan masing-masing sekolah, Dinas Pendidikan, atau Kantor Kementerian Agama. Saat ini, belum semua daerah menyediakan layanan legalisir ijazah secara penuh melalui sistem online.
Beberapa instansi memang telah menyediakan layanan pendaftaran atau pengajuan legalisir melalui website maupun aplikasi. Namun, pada tahap tertentu pemohon tetap dapat diminta menunjukkan ijazah asli untuk proses verifikasi sebelum legalisir diterbitkan.
Ada pula sekolah yang menerima permohonan legalisir melalui email atau layanan administrasi daring bagi alumninya. Setelah dokumen selesai diproses, hasil legalisir dapat diambil langsung atau dikirim sesuai kebijakan sekolah.
Karena setiap daerah memiliki aturan yang berbeda, sebaiknya cek terlebih dahulu informasi melalui website resmi sekolah, Dinas Pendidikan, atau Kantor Kementerian Agama setempat sebelum mengurus legalisir.
Dengan mencari informasi sejak awal, proses pengurusan menjadi lebih efisien dan dapat menghindari kedatangan ke sekolah apabila layanan online memang sudah tersedia.
Berapa Lama dan Berapa Biaya Legalisir Ijazah?
Lama proses dan biaya legalisir ijazah dapat berbeda di setiap sekolah maupun instansi yang berwenang. Perbedaan tersebut dipengaruhi oleh kebijakan masing-masing daerah, jumlah dokumen yang diajukan, serta ketersediaan pejabat yang menandatangani legalisir.
Secara umum, proses legalisir tidak membutuhkan waktu yang lama apabila seluruh persyaratan telah lengkap dan tidak ada kendala saat verifikasi dokumen.
Berikut gambaran umum mengenai lama proses, biaya, dan jumlah fotokopi yang sebaiknya disiapkan.
| Informasi | Keterangan |
|---|---|
| Lama proses | Umumnya selesai pada hari yang sama hingga 1–3 hari kerja, tergantung kebijakan sekolah atau instansi |
| Biaya | Banyak sekolah negeri, Dinas Pendidikan, dan Kantor Kementerian Agama tidak memungut biaya. Namun, beberapa sekolah swasta dapat memiliki kebijakan tersendiri. |
| Jumlah fotokopi yang disarankan | Sebaiknya menyiapkan 5–10 lembar atau lebih sesuai kebutuhan administrasi |
Apabila legalisir akan digunakan untuk melamar pekerjaan di beberapa perusahaan atau mendaftar ke lebih dari satu perguruan tinggi, sebaiknya legalisir dilakukan dalam jumlah yang cukup sejak awal. Cara ini lebih praktis dibandingkan harus kembali mengurus legalisir ketika dokumen tambahan dibutuhkan.
Selain itu, simpan beberapa lembar fotokopi legalisir sebagai cadangan. Dokumen tersebut dapat digunakan kembali selama instansi tujuan masih menerima legalisir yang telah diterbitkan sebelumnya.
Kesimpulan
Cara legalisir ijazah SMA, SMK, dan MA sebenarnya cukup mudah apabila seluruh persyaratan telah dipersiapkan dengan lengkap. Pemohon hanya perlu membawa ijazah asli, fotokopi ijazah, serta dokumen pendukung lainnya sesuai ketentuan yang berlaku.
Proses legalisir dimulai dari verifikasi ijazah asli, dilanjutkan dengan pemberian tanda tangan dan cap resmi oleh pejabat yang berwenang. Lama penyelesaian umumnya berkisar antara hari yang sama hingga beberapa hari kerja, tergantung kebijakan sekolah atau instansi terkait.
Meskipun beberapa daerah mulai menyediakan layanan administrasi secara online, proses legalisir belum sepenuhnya dapat dilakukan tanpa verifikasi dokumen asli.
Oleh karena itu, sebaiknya cari informasi terlebih dahulu melalui sekolah, Dinas Pendidikan, atau Kantor Kementerian Agama sebelum mengajukan legalisir.
FAQ
Apakah legalisir ijazah harus menggunakan ijazah asli?
Ya. Pada umumnya, ijazah asli harus dibawa untuk proses verifikasi. Petugas akan mencocokkan fotokopi dengan dokumen asli sebelum memberikan cap dan tanda tangan legalisir.
Apakah legalisir ijazah dikenakan biaya?
Banyak sekolah negeri, Dinas Pendidikan, dan Kantor Kementerian Agama memberikan layanan legalisir tanpa biaya. Namun, beberapa sekolah swasta atau instansi tertentu dapat menerapkan kebijakan yang berbeda. Sebaiknya tanyakan terlebih dahulu kepada pihak yang berwenang sebelum mengurus legalisir.
Apakah ijazah sekolah yang sudah tutup masih bisa dilegalisir?
Bisa. Apabila sekolah sudah tidak beroperasi, proses legalisir umumnya dialihkan kepada instansi yang ditunjuk, seperti Dinas Pendidikan untuk SMA dan SMK atau Kantor Kementerian Agama untuk Madrasah Aliyah (MA). Sebaiknya hubungi instansi terkait di daerah masing-masing untuk mengetahui prosedur yang berlaku.
